I de senere år har det kommet nye brukervennlige regnskapsprogrammer som gjør at mange vil nå føre regnskapet selv. Dette kan gi mange fordeler i forhold til "gamle dager" der man leverte en perm med papirbilag til regnskapsfører hver annen måned og fikk tilbake rapporter som var håpløst lite ajour, rapportene var verdiløs historie. 

Vi skal nå se litt på hvor ofte regnskapet må og bør være ajour. Det finnes regler for dette også, men uansett regler er det mye som taler for at du selv har stor nytte av å være mest mulig oppdatert. Det er fristende å utsette arbeidet...men..les dette.

Økonomisk styring og kontroll krever ajourført regnskap

Løpende gode regnskapsrutiner gir kontroll av "pengebingen" og lønnsomheten i firmaet ditt. Det forutsetter at regnskapet er holdt løpende á jour. Ajourhold er for eksempel viktig for å kunne foreta jevnlig oppfølging av dårlige betalere. Hvis kundene ikke hører noe fordi du ikke har oversikten kan du risikere tap på utestående. Et annen eksempl er å unngå dobbelt betaling til leverandører.

Et ajourført regnskap gir muligheter for å ha kontroll med lønnsomheten og iverksette tiltak før det er sent. Hvis regnskap kun er helt ajour ved hvert årsskifte kan man få ubehagelige overraskelser, det blir nesten som å kjøre bil med «bind for øynene» og våkne når man nesten er i grøfta.

Altså: Regnskapet som "ferskvare" har mye større nytteverdi for deg som skal styre og utvikle ditt firma

Hva sier loven?

Etter Bokføringsloven § 7 skal bokføring skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være á jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned.

Med dette menes i praksis:

1) For virksomheter som skal levere 2-månedlige moms-oppgaver og terminoppgave for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift innebærer dette at bokføringen må være á jour hver annen måned.

2) Bokføringspliktige som ikke trenger å forholde seg til 2-månedersperioder (f eks de som ikke er momspliktige eller ikke har anstte), må være á jour hver fjerde måned. For disse vil fristen for å bringe regnskapet á jour være 2 måneder etter utløpet av 4-månedersperioden. I praksis innebærer dette for eksempel at bokføringen for perioden 1.1-30.4 må være ferdigstilt pr. 30.6. Når àjourholdsfristen er ute bør regnskapsperioden avsluttes i regnskapssystemet ("låses") og dermed stengt for videre bokføring.

3) Bokføringspliktige som har færre enn 600 bilag i året skal ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Praksis betyr det at hvis de kan levere årsterminoppgave for merverdiavgift kan nøye seg med å ajourføre regnskapet pr 31.12.

Noen transaksjoner må bokføres løpende (unntak fra reglene ovenfor):

• Kontante inn- og utbetalinger skal registreres daglig, med mindre det benyttes fast kasse.
• Uavhengig av dette må det foretas daglig kasseavstemming/kasseoppgjør når virksomheten har kontantomsetning.
• Lønn med skattetrekk og arbeidsgiveravgift skal registreres senest på utbetalingstidspunktet

VÅRT RÅD: Hvis du kan være strukturert og setter av tid/planlegger og får til en fast ukentlig oppdatering – f eks hver fredag – vil du få en godfølelse av oversikt og at du har kontroll. Du unngår stress som for de fleste kommer når man har følelsen av ikke å ha kontroll.