INFORMASJONSKANAL FOR DE SOM DRIVER SMÅ BEDRIFTER I NORGE
writing 1149962 1280Å ha gode faktureringsrutiner er viktig. Når kundene betaler fakturaene du har sendt får du selvsagt mer penger på konto, bedre likviditet og bedre resultat på bunnlinjen. I tillegg hjelper en god faktureringsrutine deg å få bedre oversikt.
1. Hvorfor er det viktig med gode faktureringsrutiner
Etter du har levert en vare eller tjeneste, bør du ikke vente med å sende faktura. Fakturer regelmessig, og gjerne så snart varen eller tjenesten er levert. Oppdrag som går over tid bør du delfakturere underveis. Dette gir kortere kredittid og pengene kommer raskere inn på konto.
2. Hvordan bør man sende faktura til kunden?
Send faktura per epost eller som eFaktura i stedet for per post. Ta kontakt med kunden og spør om han kan eller ønsker å motta fakturaen i EHF-format. EHF-format har mange fordeler både for deg og kunden.  Les her. Mottaker bedre tid til å behandle fakturaen på en enkel og effektiv måte. I tillegg er det kostbart å sende faktura per post. Selskapet bør vurdere å innføre fakturagebyr for alle fakturaer som sendes per post. Husk å oppdatere kundeinformasjonen jevnlig. Sjekk at adresser, kontaktperson, telefonnummer og lignende er riktig. Feil i adresser og kontaktinformasjon kan forsinke fakturainnbetalingen betraktelig.
 
3. Fakturer med KID
Hvis du føler du bruker mye tid på å avstemme faktura-innbetalingene bør du definitivt vurdere å fakturere med KID. Inngå avtale med banken og deretter genererer du faktura med KID via ditt fakturasystem. Kunden mottar din faktura og betaler med KID i sin nettbank. Alle kundeinnbetalinger med KID vil da automatisk bli avstemt i ditt økonomisystem. Du slipper dermed den manuelle jobben med å registrere hver enkelt innbetaling, noe som gjør at du får frigjort tid til noe mer verdiskapende.
4. Purr regelmessig
Med automatiserte prosesser, som KID, kan du benytte den frigjorte tiden til å purre opp kunder som ikke har betalt til forfall. Etabler derfor en fast purrerutine, for eksempel ukentlig, hvor du tar kontakt med de som ikke har betalt og gjerne per telefon der det er hensiktsmessig. Innfør purregebyr når du må minne på kunden forfalt betaling gjennom en ny faktura. Dette bør også fremgå som en del av kontrakten med kunden. Blir den fortsatt ikke betalt, sender du kravet til inkasso.
Tilby nedbetaling for å sikre beløp. For kunder som opplever vanskelige tider, vil det alltid lønne seg å ta kontakt med de i en tidlig fase. Det øker sannsynligheten for å finne en løsning som lengre kredittid eller delbetaling av gjelden. Flere av bedriftene vil sette pris på dialog rundt en nedbetalingsplan. Slik vil man kunne hente inn beløpet delvis, mot og potensielt tape hele beløpet dersom kunden for eksempel skulle gå konkurs før gjelden er oppgjort.
5. Hva bør man bruke som forfall?
Til kunder du ikke har fast avtale med, anbefaler vi å fakturere med en kredittid som er delelig på 7. Bruk forfall på 7, 14 eller 28 dager i stedet for 10, 15 og 30. Dersom du sender ut faktura på en onsdag og har 30 dagers forfall, vil forfallsdagen være på en lørdag. Da kommer innbetaling først den påfølgende mandagen og man får to dager lengre med rentetap. Med eksempelvis 28 dager forfall får man to direkte pluss to indirekte dager med kortere kredittid. Et slikt enkelt grep er med på å gi selskapet en bedre likviditet.
Oppsummering
  • Send fakturaen raskt og effektivt
  • Fakturer med KID
  • Purr regelmessig
  • Benytt kort forfallstid

Her er noen tips for deg som fører regnskapet selv. Det er svært viktig at du kontrollerer arbeidet ditt. Det finnes endel teknikker og avstemminger som gjør at feil kan oppdages og rettes. 

Hvis du samarbeider med regnskapsfører og gjennomfører dette før din regnskapsfører overtar for å lage endelig årsregnskap og skattemelding vil du spare kostnader.

LOVER OG REGLER
Det finnes endel lover og regler på regnskapsområdet som du må kjenne. I Lov om bokføring står det følgende i paragraf 11:

Ved utarbeidelse av årsregnskap og næringsoppgave skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige.

Med en lovbestemmelse følger det ofte en forskrift som angir mer konkret hva som menes med lovparagrafen. Ta en kikk på "Forskrift om bokføring" (bokføringsforskriften) i kapitel 6

AVSTEMMINGER ER EN KVALITETSSIKRING AV REGNSKAPET

Før innsending av skattemelding merverdiavgift (moms-oppgavene) gjennom året er det viktig at du kontrollerer regnskapet. Hvis det er gjort bokføringsfeil (f eks feil momskode) blir oppgaven som skal sendes altinn feil. Da vil du kanskje betale for mye eller for lite moms.

Hvis banken din ber om et halvårsregnskap må du være ekstra påpasselig at regnskapet er korrekt. Det tar seg dårlig ut komme komme etterpå å beklage at det dessverre var feil i regnskapet, det riktige resultatet var 10.000 i underskudd og ikke 30.000 i overskudd..

Før du avslutter regnskapsåret må du sørge for å avstemme alle regnskapskonti av betydning i balansen. Du skal kunne dokumentere hva som ligger bak hver enkelt saldo i balansekontoene. Dette er med på å sikre at de opplysningene som gis i regnskapet er korrekt.

Hvis regnskapet avlegges med alvorlige feil kan det ha store konsekvenser. Foruten at du lurer deg selv,  kan du som nevnt ubevisst  "lure" banken din som er interessert i hvordan "butikken" går. Videre vil du, uten at du er klar over det, lure myndighetene som fastsetter skatter og avgifter på feil grunnlag. Videre kan dine kunder og leverandører få et falskt bilde av din virksomhet. Derfor er avstemming og dokumentasjon så viktig.

Her er noen eksempler på noen  grunnleggende avstemminger som MÅ være på plass:

  • Saldo på regnskapskontoen for bank (vanligvis konto 1920) må stemme med saldoen ved månedsslutt  som fremkommer på kontoutskriften fra banken. Må sjekkes månedlig. Feil og åpne poster rettes umiddelbart før en starter bokføring neste måned.
  • Saldo på regnskapskontoen for skyldig arbeidsgiveravgift (konto 2770) skal stemme med det du faktisk er skyldig i følge innsendte a-meldinger
  • Saldo på regnskapskontoen for skyldig merverdiavgift (konto 2940) , skal stemme med ubetalt merverdiavgift for siste termin 
  • Regnskapskontoen for kasse (konto 1900) skal stemme med faktisk beløp i kassen. Kontanter i kasse skal telles siste dag i måneden. Den person som er ansvarlig for kassen skal dokumentere kassebeholdningen ved å sette opp og signere kasseoppgjørsskjema.
  • Regnskapskontoen for varelager skal stemme med de varene som faktisk er på lager. Dette dokumenteres med lister fra varetelling, vanligvis pr den 31.12. for små bedrifter som kjøper og selger varer (og har et fysisk lager - f eks en butikk)

Bedriftskanalen har spesialisert seg på å hjelpe deg som fører regnskapet selv. Vi kan bistå med kvalitetskontroll av avstemminger gjennom året og årsavslutning av regnskapet.

Ta gjerne kontakt med oss på Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

 

 

Papirarbeid

  • Regnskapsbilagene er grunnlaget og dokumentasjonen for regnskapsføringen. Det er viktig at du håndterer alle bilag slik at alle transaksjoner blir bokført og dokumentert.
  • De nye moderne regnskapssystemene gjør bilagshåndteringen enklere og sikrere ved at papirbilag skannes.
  • Inngående fakturaer kommer på epost eller i såkalt EHF-format elektronisk rett inn i systemet. Regnskapssystemet kobles mot banken slik at transaksjoner inn/ut av konto blir overført automatisk. Med mobilen tar du bilde av kontantkvitteringer osv. Mapper med papirbilag er borte !
  • Det kan være både tidkrevende, kostbart og vanskelig for deg å skulle fremskaffe bilagene i ettertid.
  • Blir et bilag borte vil du miste retten til fradrag i inntekten eller merverdiavgiften. - Det betyr et økonomisk tap som du unngår med god orden
  • Eksempel til ettertanke: En faktura på 12 500 kroner mangler i regnskapet. Den gir rett til fradrag på 2 500 kroner i merverdiavgift og minst 2 500 kroner i skatt. Til sammen vil denne fakturaen være verdt over 5 000 kroner og bør behandles deretter. Mange tenker, det jo bare en kjedelig faktura... men det et "verdipapir" - det er du som taper på dette..
  • Derfor: Lag deg gode systemer og rutiner for å behandle bilagene og sørg for at de kommer inn i regnskapet, allerhelst elektronisk.
  • Husk det er du som daglig leder som er ansvarlig for korrekt regnskap.

 

Accounting Professional Hero

Du har sikkert hørt radioreklamen:
"Prøv gratis - det er enkelt å føre regnskap selv - du trenger ingen regnskapsfører - spar penger ..."
 
Her er vår mening:
Under visse forutsetninger kan det være en god løsning for de minste bedriftene. De nyeste skybaserte regnskapsløsningene tar store skritt mot brukervennlighet for "de som ikke har peiling på regnskap", men her er forsøk på litt nøkterne vurderinger. Undertegnede har lang fartstid som regnskapsfører og har fulgt utviklingen.
  • Du kan føre regnskapet selv, men har du ikke kjennskap til regelverket bør du vurdere å få avtale med en profesjonell regnskapsfører til å føre regnskapet for deg. Eventuelt kan du få en regnskapsfører til å hjelpe deg i en startfase.
  • For noen få hundrelapper i måneden får du i dag tilgang til gode web-baserte regnskapsprogrammer med mye innebygget hjelp og automatiserte føringer. Mange systemer bygges opp rundt ulike moduler slik at du ikke betaler for mer enn du trenger. Uten ansatte trenger du for eksempel ikke funksjoner for å kjøre lønn.  Vi kan anbefale Tripletex, 24SevenOffice, Fiken eller Visma eAccounting.
  • Selv med slike programmer anbefaler vi at du får støtte fra en profesjonell regnskapsfører.
  • Regnskap er et fag, ikke noe man lærer på 1-2-3, men vi mener at 90% av regnskapsarbeidet kan du gjøre selv, men de resterende 10% bør du ha hjelp til av folk med kompetanse. Feil og mangler kan koste dyrt.

Før du går i gang må du vurdere følgende:

  • Har jeg virkelig lyst og er motivert til å gjøre noe jeg "ikke kan"
  • Er jeg forberedt på at det vil ta mye tid (hvertfall i starten) med prøving og feiling
  • Hvis du er gründer i etableringsfasen må du vurdere hva du skal bruke din egen travle tid på - kanskje "kjøpe" en tjeneste - og bruke din tid på din forretningside?
  • Hva er ditt motiv? Å spare penger eller involvere deg for å få en "hands-on" løpende kontroll med driften?
  • Hvis det er det første som er ditt motiv vil du sannsynligvis ikke sparer penger da risikoen for at oppretting av eventuelle feil vil kunne koste dyrt.
  • Det koster mer å få hjelp til å reparerere et regnskap enn å gjøre det riktig første gangen

Vi vil anbefale følgende løsning hvis du ønsker å engasjere deg i regnskapsføringen:

  • Inngå en avtale med Tripletex Visma eAccounting eller Fiken
  • Inngå avtale med Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.med støtte og kvalitetskontroll
  • Da kan du få både i "pose og sekk" - en ajourført løpende "hands on" kontroll med driften og trygghet for at regnskapet følger lover og regler og ikke inneholder feil og mangler
  • Du får en trygghet og en kontroll over forhold som virker "kaotiske"
  • Skal regnskapet brukes til styring av økonomien må det være "ferskvare"
  • Ta kontakt for nærmere opplysninger på epost Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Regnskapsfører som konsulent eller fast regnskapsfører?

Hvis du ønsker permanent hjelp eller oppfølging fra en regnskapsfører, kan vi sette opp en rollefordeling for samarbeidet slik du ønsker, for eksempel:

  • Føre selv, men spør regnskapsfører om det oppstår noe spesielt.
  • Føre selv, men be regnskapsfører se over med jevne mellomrom.
  • Føre selv, men la regnskapsfører ta årsavslutning.
  • Fakturere selv, men la regnskapsfører ta resten.

Har du spørsmål eller kommentarer send meg gjerne en epost post@bedriftskanalen.no

© 2017 by Bedriftskanalen. All rights reserved.